Meijerialan Ammattilaiset MVL ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterin pitäjä
Meijerialan Ammattilaiset MVL ry
Kalevankatu 54 C
00180 Helsinki
puh. 09 6156 611
sähköposti etunimi.sukunimi@mvl.fi
2. Yhteyshenkilö/tietosuojavastaava
Jeanette Pitkänen
puh. 09 6156 611
jeanette.pitkanen@mvl.fi
3. Rekisterin nimi
Meijerialan Ammattilaiset MVL ry:n jäsenrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
MVL pitää keskitetysti yhdistyslain mukaista rekisteriä jäsenistään. Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa sekä liiton ja sen alueyhdistysten toiminnassa ja jäsenetujen hoitamisessa.
MVL käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja noudattaa niiden käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä ja tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan aina seuraavia periaatteita:
- henkilötiedot on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn henkilön kannalta läpinäkyvästi
- henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla
- henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään
- henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja ajan tasalla. Kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden havaitut epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan
- henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
- henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia.
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa.
5. Rekisterin tietosisältö
MVL:n jäsenrekisteri sisältävää henkilötietoja MVL:n jäsenistä.
Kerättäviä tietoja ovat mm:
- Henkilön yksilöintiin ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, henkilötunnus, sukupuoli, kieli, ammatti, koulutus ja kansalaisuus
- Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Jäsenyystiedot, kuten liittymispäivä, alueyhdistys, työttömyyskassa, luottamustehtävät, jäsenlaji, maksutapa,
- Työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten, työsuhteen aloituspäivä, työpaikka, tehtävänimike ja tilitystapa
- Lainsäädäntövelvoitteiden täyttämisen edellyttämät tiedot
6. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään joko suullisesti tai kirjallisesti. Tiedot voivat olla MVL:n keräämiä tai sen toimeksiannosta kerättyjä tietoja. Yhdistysten henkilöjäsenten tietoja ylläpidetään siten, että viimeisin tieto on kaikkien rekistereiden käytettävissä. Jäsentietoja käsitellään MVL:n toimesta.
Tietoja saadaan myös Digi- ja väestötietorekisteristä (DVV), Aaria Työttömyyskassasta, MVL:n luottamusmiehiltä ja alueyhdistyksiltä.
Henkilötietoja kerätään tapahtumiin ja koulutuksiin sähköisillä lomakkeilla, joiden tiedot tallennetaan liiton toiminnanohjausjärjestelmään. Tietoja kerätään liiton ja jäsenen välisen jäsensuhteen hoitoon ja ylläpitoon.
7. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen
Osa MVL:n henkilötietojen käsittelystä toteutetaan kolmannen osapuolen toimesta MVL:n toimeksiannosta. Nämä kumppanit noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Kumppaneiden kanssa on kirjallinen sopimus, jossa on määritelty henkilötietojen käsittelyn kohde, tarkoitus ja kesto sekä sovittu käsiteltävät henkilötiedot.
MVL ei myy eikä lähtökohtaisesti luovuta jäsentietoja. Poikkeuksena luovutukselle ovat:
- työttömyyskassaan liittyvien jäsenten jäsentietojen luovuttamiseen
- vakuutusyhtiölle, vakuutusturvan saamiseksi tehtävä luovutus
- MVL:n jäsenyhdistyksille
- sähköisen jäsenkortin toimittajalle
- Maitotalous-lehden postittajalle
- tutkimuskäyttöön kun kyseessä on tutkimus, jossa MVL on osallisena ja siitä on erikseen päätetty
- STTK:lle hallintoon ja toimikuntiin liittyviä tietoja
- Verottaja
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
MVL ei siirrä henkilötietoja EU ja ETA -alueiden ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysajat perustuvat lakiin ja MVL:n päätöksiin. Tietosuojaperiaatteiden mukaisesti emme säilytä jäsenistä vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.
9. Rekisterin suojaus
Sähköinen aineisto:
Jäsenrekisterin tiedot säilytetään palveluntarjoaja Futunion tietokannoissa. MVL:n ja Futunion välinen sähköinen tietoliikenneyhteys on Citrix-suojattu. Sinne kirjaudutaan vahvalla tunnistautumisella.
Liiton muut sähköiset tietojärjestelmät ja -yhteydet on suojattu palomuureilla, vahvoilla tunnistautumisilla.
Rekisteritietoihin pääsevät käyttöoikeusrajoituksin Meijerialan Ammattilaiset MVL ry:n palveluksessa olevat henkilöt, alueyhdistysten puheenjohtajat ja luottamusmiehet.
Manuaalinen aineisto:
Manuaalisesti ylläpidettävä aineisto sijaitsee tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Siellä on käytössä hälytysjärjestelmä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista. Pyynnön esittämiselle ei ole säädetty määrämuotoa. Jäsenyys tarkistetaan pyynnön yhteydessä. Tiedot toimitetaan pääsääntöisesti yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.
Tietosuoja-asetuksen mukainen määräaika pyyntöön vastaamiselle on yksi kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Määräajan jatkamisesta ja sen syistä ilmoitetaan rekisteröidylle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Tiedon korjaaminen
Sovellettavan lain mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn vaatimuksesta tai oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö on tehtävä joko henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Jäsen voi itse tarkistaa ja päivittää osaa omista tiedoistaan eAsiointi-verkkopalvelussa, jonne voi kirjautua osoitteessa www.mvl.fi/easiointi.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on voimassa olevan lain mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti, ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen mvl(at)mvl.fi.
Tietojen oikaisu ja unohdutuksi tuleminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyin poikkeuksin tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen sekä niin kutsuttu oikeus tulla unohdetuksi.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ja säilyttämiselle on laillinen peruste, MVL huolehtii tietojen poistamisesta säilytysajan päätyttyä.
Henkilötietojen siirtäminen
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus edellyttää, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.
Ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
MVL:llä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.
Mihin voit ottaa yhteyttä?
Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt esitetään ensisijaisesti rekisterinpitäjälle osoitteessa: mvl@mvl.fi